Любой факт хозяйственной деятельности компании закрепляется в сопутствующей документации. Сделки с контрагентами фиксируются в договорах, расчеты с деловыми партнерами указываются в первичной бухгалтерской документации, принятие сотрудников на работу или их увольнение с должности отражается в кадровых бумагах. После ликвидации ООО, казалось бы, надобность в этих документах отпадает. Однако российское законодательство обязывает некоторое время хранить бумаги до их уничтожения.

Классификация документов

Документы закрывающегося предприятия условно можно подразделить на 4 категории:

  • ликвидационные – оформляются ликвидационной комиссией в процессе прекращения деятельности организации (среди них – ликвидационный баланс, заявления в ФНС, итоговая отчетность);
  • регистрационные – создавались в момент создания ООО и в период ведения бизнеса фирмой (Устав, протоколы Общего собрания или решения единственного учредителя, ИНН, ОГРН, выписка из ЕГРЮЛ);
  • бухгалтерские и финансовые – к ним относится вся «первичка» (товарные или транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, банковские выписки, платежные поручения, отчеты о результатах деятельности, налоговые декларации и др.);
  • кадровые – среди них выделяют трудовые контракты с работниками, трудовые книжки и вкладыши к ним, приказы о приеме на работу и увольнении с должности, командировочные удостоверения и т.д.

Также среди бумаг могут быть аудиторские заключения, таможенные декларации, локальные нормы и правила, действующие внутри ООО для сотрудников.

Появились вопросы или сложности?
Воспользуйтесь помощью наших экспертов!

Архивирование документов

Сроки хранения документов после ликвидации ООО, порядок их уничтоженияНеобходимость хранения документов закреплена в ст. 22 и 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, действующего с 2004 года, и ст. 23 НК РФ. Информация о хозяйственной деятельности компании должна оставаться в сохранности на протяжении:

  1. Акцизная документация хранится в сроки 3-5 лет. Учетные журналы о подакцизных марках нужно беречь в течение 3 лет, информация об авансовых платежах по акцизам – 4 года, сведения о получении и нанесении акцизных штампов на товары – 5 лет.
  2. Транспортные документы также содержатся в архивах на протяжении 3-5 лет. Если компания привлекалась к административным наказаниям за нарушение ПДД, то протоколы по правонарушениям и диагностические карты хранятся 3 года. Если компания осуществляла перевозки, то путевые листы нужно беречь на протяжении 5 лет.
  3. Аудиозаписи, фотографии и видеоматериалы также хранятся 3-5 лет. Для видео- и аудиозаписей срок установлен в 3 года, а для фотографий – 5 лет.
  4. В течение 4 лет нужно сберечь от уничтожения всю бухгалтерскую «первичку», налоговые декларации, расчеты и нотариально заверенные документы.
  5. На протяжении 5 лет хранятся заключения аудиторов, документы о перечислении НДФЛ и платежей по страховке за сотрудников, отчеты арбитражных управляющих, если компания была принудительно ликвидирована из-за несостоятельности, различные чеки и квитанции о получении наличности или оплате услуг купюрами.
  6. В течение 6 лет нужно беречь документы о получении льгот по инвестиционным вложениям, если юридическое лицо уплачивало государственные сборы с прибыли.
  7. 10 лет нужно хранить тендерную документацию.
  8. 20 лет хранятся проекты по возведению капитально-строительных объектов, патенты на изобретения.
  9. 45 лет хранится аттестационная и квалифицирующая документация о сотрудниках, а также результаты расследований по несчастным случаям на производстве.
  10. 50 лет нужно беречь документы о радиационной безопасности, а также все кадровые документы, оформленные с 2003 года.
  11. 75 лет хранится кадровая документация до 2003 года и информация о фактах возникновения профессиональных заболеваний.

Перед сдачей в архив (государственный или частный) все документы сортируются в соответствии с требованиями закона № 125-ФЗ. Разместить их нужно на электронных носителях или в папках в хронологическом порядке и с тематическим разделением.

Порядок уничтожения документов

После окончания срока действия хранения документы подлежат уничтожению. Избавиться от бумаг можно любым способом – разрезанием на части, сдачей в макулатуру. Электронные файлы просто удаляются. Также ликвидируемое ООО обязано уничтожить штампы и печати, чтобы в дальнейшем не использовать их для проведения мошеннических махинаций.

Помочь заключить договоры с архивами после ликвидации предприятия и рассортировать документы, правильно подшив их и указав номенклатуру поможет компания «Ликвидатор МСК». Мы стремимся облегчить предпринимателям процедуру закрытия организации и освободить их время для собственных важных дел.

Факты в цифрах
17
лет практики
2000+
успешных ликвидаций
2,5
миллиарда сумма банкротств